Personvernerklæring i forbindelse med kartlegging av kulturarenaer

Gjennomført av Kulturalliansen, Musikkutstyrsordningen og Norsk musikkråd

Formålet med denne personvernerklæringen er å gi kartleggere, stedlige kontaktpersoner og andre involverte nærmere informasjon om:

  1. Hvordan Kulturalliansen, Musikkutstyrsordningen og Norsk musikkråd (heretter kalt prosjektansvarlige) behandler personopplysninger som innhentes i forbindelse med kartleggingen.

  2. Hvordan de ovennevnte oppbevarer personopplysninger som innhentes i forbindelse med kartleggingen.

  3. Hvordan de registrerte kan be om sletting, endring eller innsyn i informasjon lagret om en. 

Behandling av personopplysninger

Man kan i følge personopplysningsloven ikke oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Når formålet er nådd skal opplysningene slettes, selv om de registrerte ikke har bedt om det. Det er videre påkrevd at virksomheten har systemer og rutiner som sikrer at personopplysningene oppbevares forskriftsmessig og at sletting blir gjennomført. 

  • Formålet med prosjektet
    Prosjektet er initiert av Kulturalliansen, og gjennomføres i samarbeid med Musikkutstyrsordningen og Norsk musikkråd. Gjennom prosjektet skal opplysninger tilknyttet kulturarenaer i hele Norge registreres i en nasjonal database, dette for å skaffe innsikt og kunnskap om lokalenes egnethet. 

  • Behandlingsansvarlig
    Kulturalliansen, Musikkutstyrsordningen og Norsk musikkråd er ansvarlige for behandlingen av personopplysningene. Dette vil si at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med gjeldende personopplysningslov og tilhørende forskrifter.

  • Formålet med behandlingen
    Prosjektansvarlige håndterer personopplysninger for å kunne muliggjøre og gjennomføre kartleggingen, samt for å kunne ettergå dataene og følge opp arbeidet.

  • Personopplysninger som behandles
    Prosjektansvarlige behandler kun de opplysningene som er nødvendige for å ivareta formålet med prosjektet. I denne forbindelse lagres navn, telefonnummer, e-post, arbeidssted, arbeidstittel og kommune for opp til om lag 450 kartleggere. I tillegg lagres navn og rolle/funksjon for de stedlige kontaktpersonene ved lokalene som kartlegges.

  • Innhenting av tillatelse
    Kartleggerne samtykker til behandlingen av personopplysningene ved opprettelse av brukerkonto i databasen. Stedlig kontaktperson samtykker muntlig til behandlingen av personopplysningene ved befaring av lokalet.

  • Utlevering av personopplysninger
    Kontaktinformasjonen til kartleggerne vil kunne bli videreformidlet til relevante kulturgrupperinger og aktører som ønsker å være en del av kartleggingen. Dette er av praktiske hensyn, for å muliggjøre en raskere og grundigere kartlegging. 
    Alle kartleggere har i behandlingsperioden innsyn i opplysningene som er lagret om samtlige av de stedlige kontaktpersonene.

  • Informasjonssikkerhet
    Prosjektansvarlige sikrer personopplysningene gjennom passordbeskyttet tilgangskontroll, hvor de lagres med begrenset tilgang.

  • Sletting av personopplysninger
    Prosjektansvarlige skal slette personopplysninger som det ikke lenger er behov for å oppbevare. Opplysningene vil slettes 10 år etter ferdigstilt prosjekt, og ferdigstillelse er anslått til 31. desember 2022. 

  • Rettigheter for den registrerte
    Rettighetene følger personopplysningsloven. Den registrerte part kan kreve innsyn i sine personopplysninger, og kan på et hvert tidspunkt kreve å få dem rettet. Den registrerte har rett til å kreve at databehandler sletter opplysninger knyttet til vedkommende, som ikke lenger er nødvendig for formålet. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

  • Databehandleravtale
    Eier av databasen, Norsk musikkråd, har inngått en databehandleravtale med Kulturalliansen og Musikkutstyrsordningen for behandling av data i forbindelse med kartlegging i databasen. Databehandleravtalen kan forelegges ved forespørsel. 

  • Annet
    Prosjektet ledes i perioden 01.02.2019-30.06.2020 av en prosjektleder tilknyttet Musikkutstyrsordningen, på vegne av Kulturalliansen. Prosjektleder vil være i dialog med kartleggere i de ulike kommunene, som igjen registrerer opplysninger om lokalene i databasen.


    Når informasjonen i databasen slettes, vil tilgangen til all informasjon frafalle både Musikkutstyrsordningen, Kulturalliansen og Norsk Musikkråd. 


Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til:

Kulturalliansen
c/o Musikkutstyrsordningen
Øvre Slottsgate 2B, 0157 Oslo
arenakartlegging@kulturalliansen.no


Last ned innholdet på denne siden her.