Praktisk informasjon:
Hvordan gjennomføre en kartlegging i en kommune

De fleste kommuner har gode oversikter over frivillige lag og foreninger, så vel som andre kulturgrupperinger i kommunen. Disse ligger ofte tilgjengelig på kommunens nettsted, eventuelt kan kulturkontoret ha en slik oversikt. Dette vil typisk være kor, korps, husflidslag, teatergrupper, øvrige musikkgrupper, dansegrupper, band osv. Ikke glem kulturaktivitetene i de religiøse foreningene, hvor det ofte er stor kulturvirksomhet. I denne kartleggingen er alle kulturgrupperinger av relevans, men fokus er på de aktiviteter som krever særskilte lokaler for å kunne gjennomføres.

Undersøk deretter om det finnes lag og foreninger, utover kommunens oversikt, som også bør med i kartleggingen.

Resultatet fra trinn 1 vil være en liste over lag/foreninger/aktiviteter med tilhørende kontaktperson og kontaktinformasjon. Kartlegger(e) kan også finne kontaktperson på annen måte.

Ved å ta kontakt med lagene som er identifisert under punkt 1 vil man finne ut hvilke rom de ulike aktivitetene bruker. Dersom en gruppering har flere aktiviteter er det nødvendig å kartlegge hver aktivitet for seg med tilhørende rom. Noen av de mest sammensatte aktivitetene vil ofte være skolekorps, som potensielt har både aspirantkorps, juniorkorps, hovedkorps, gruppeøvelser for de enkelt instrumentgrupper, osv. Hver av disse grupperingene bør da kartlegges med sitt faste øvingslokale, eventuelt også framføringslokale dersom gruppen(e) spiller egne konserter.

Stedlig huseier vil også ofte kunne supplere opplysningene fra grupperingene. Det kan blant annet være aktivitet som ikke er synlig, samt kan selvstyrt aktivitet forekomme i større eller mindre grad på skoler. Disse bør kartlegges dersom aktiviteten har en fast struktur og skjer regelmessig.

Merk at individuelle aktiviteter (egenøvelse ol.) ikke er relevant for kartleggingen. Aktiviteter som skjer utendørs skal heller ikke med.

Andre kulturlokaler som jevnlig brukes og/eller leies ut i til kulturformål er også relevant for kartleggingen, selv om de ikke gjør seg synlig i listen fra punkt 2. Ofte vil kommunen allikevel ha oversikt over dette, eller kunne være behjelpelige med å finne det. Det kan for eksempel være scener som brukes av både profesjonelle og frivillige, studentsteder med faste kulturaktiviteter, Kulturskoler osv.

Resultatet fra trinn 2 og 3 vil være en liste over rom i hus som brukes av lag/foreninger/aktiviteter i kommunen, så vel som av andre aktører, eventuelt med kontaktinformasjon. Kartlegger(e) kan også finne kontaktperson på annen måte.

Hvert lokale som brukes skal besøkes. Det er ikke spesielle krav til de(n) som utfører befaringen.

• Det må avtales med kontaktperson på huset når man skal komme.

• Skriv ut og ta med kartleggingsskjemaene slik at man kan fylle de ut. Skjemaene kan også fylles inn elektronisk, f.eks. på et nettbrett. Skriv i tillegg ut og ta med informasjonsarket «Praktisk informasjon til kartlegger», eller send dette per e-post.

• Ved ankomst bør man spørre kontaktpersonen om det er andre rom enn de man allerede har fått oppgitt som brukes. På den måten vil man ofte fange opp flere aktiviteter og finne flere rom som brukes. Spør da hvilken gruppering eller aktør som bruker rommet, slik at disse kan spørres om brukererfaringer (trinn 5).

• Dersom man ikke på forhånd har fylt ut skjema «HUSET» fylles dette ut.

• Deretter går man fra rom til rom og fyller ut skjemaet «ROMMET» for hvert rom som brukes. Hvert rom skal måles (bruk lasermåler), og det skal tas 2-3 representative og høyoppløselige bilder av hvert rom.

• Dersom man befarer et hus som eies av en frivillig organisasjon, skal også tilleggsskjemaet for «ORGANISASJONSEIDE HUS» fylles ut i samarbeid med eier. Dette kan også gjøres per telefon, i sammenheng med innhenting av brukererfaringer (trinn 5).

• I databasen bør navnet til kontaktpersonen på huset registreres, og dette må man be om samtykke til. Hans/hennes rettigheter står beskrevet i «Praktisk informasjon til kartlegger», som må overleveres. Dersom man ikke får samtykke til å registrere navnet, registreres kun hans/hennes rolle eller arbeidstittel i stedet.

Kulturalliansen vil oppfordre kartlegger til å informere om Tilgjengelighetsmerket til alle som leier ut lokaler eller leier lokaler til kulturaktivitet. Tilgjengelighetsmerket er en merking av kulturarrangører som er tilgjengelig for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Merket ble lansert i 2018 av Norske konsertarrangører. Les mer på Tilgjengelighetsmerket.no

De frivillige brukernes erfaringer med bruk av rommet skal også innhentes som en del av kartleggingen. Dette gjøres best ved at kartlegger kontakter hver gruppering/aktør per telefon og intervjuer kontaktpersonen. Dette fungerer erfaringsmessig mye bedre enn e-post eller lignende.

Kontaktperson kan være en deltaker/medlem, en fagperson/instruktør eller en tillitsvalgt/foresatte. Gå gjennom skjema «BRUKERERFARINGER» for hver gruppering/aktør, slik at man sitter igjen med ett erfaringsskjema per ulik kulturaktivitet.

Husk også å gå gjennom skjemaet for «ORGANISASJONSEIDE HUS» der det gjelder, dersom det ikke ble gjort ved befaring av lokaler. Dette må gjøres i samarbeid med eier/leder.

NB: Man skal kun fylle ut brukererfaringer for de frivillige lag/foreninger/grupper som bruker lokalene. Andre lokaler (som brukes f.eks. profesjonelt/kommersielt) skal det ikke registreres brukererfaringer på, men kun hus- og romopplysninger. Dette gjelder også Kulturskoler, det skal kun registreres brukererfaringer utover det offentlige tilbudet, f.eks. dersom et frivillig lag anvender et rom der.

Det benyttes en innlogging for registrering av opplysningene i skjemaene, slik at dataene kan sees i sammenheng og kvalitetssikres. Utfyllingen på nett er enkel, og inneholder de samme feltene man finner i papirskjemaet. Merk at kartleggingsskjemaene kun er arbeidsverktøy for kartlegger, de kan ikke sendes inn og må registreres i databasen selv.

Hvis du ikke har brukernavn/passord for registrering ber du om dette ved å sende en e-post til arenakartlegging@kulturalliansen.no. Opplys hvilken kommune det gjelder, og hvem som skal legge inn dataene.

I tillegg til opplysningene fra skjemaene trenger man GPS-koordinatene til hvert hus. En enkel og presis måte å finne dette på er ved å:

• Besøk www.google.com/maps og skriv inn navn på huset eller adressen i søkefeltet

• Zoom inn på det aktuelle huset, slik at det opptar mesteparten av skjermen

• Høyreklikk på huset og velg «Hva finnes her?»

• Da dukker det opp et vindu med GPS-koordinatene, for eksempel «60.332188, 11.261489». Husk å bruk punktum som skilletegn, ikke komma.